B2B Bayi Portalı

Bayi siparişinin gizli maliyeti

Bayi ağıyla çalışan bir üretici ya da distribütör için sipariş almak çoğu zaman göründüğünden pahalıdır. Bayi telefonla arar, temsilci ürün kodlarını not alır, fiyatı bayinin iskonto grubuna göre aklından hesaplar, stok durumunu depoya sorar ve sonunda siparişi ERP’ye elle girer. Her adım küçük bir hata ihtimali taşır: yanlış kod, eski fiyat listesi, stokta kalmamış ürün, kredi limitini çoktan aşmış bir bayi. Bu hatalar sevkiyatta, faturada ya da tahsilatta ortaya çıkar ve düzeltilmesi siparişin kendisinden daha fazla zaman alır.

Kurgusal bir örnek: yurt genelinde yüzlerce bayiye yapı malzemesi satan bir üretici. Siparişlerin büyük kısmı ay sonuna ve kampanya dönemlerine yığılıyor; satış ekibi o günlerde neredeyse yalnızca sipariş yazıyor. Bayiler ise “stokta var mı”, “bakiyem ne kadar”, “siparişim çıktı mı” sorularını aynı ekibe soruyor. Satış ekibi, satış yapmak yerine bir çağrı merkezi gibi çalışıyor.

B2B bayi portalı bu tekrarlayan iletişimi bayinin kendi ekranına taşır. Ama portalın asıl değeri arayüzde değil, arka plandaki ticari kuralların ve ERP bağlantısının doğru kurulmasındadır. Yanlış fiyat gösteren bir portal, telefonla alınan siparişten daha büyük bir güven sorunu yaratır.

Ne zaman ihtiyaç duyarsınız?

• Bayi siparişleri telefon, e-posta, WhatsApp ve Excel gibi birden fazla kanaldan geliyor.
• Siparişler ERP’ye elle yeniden giriliyor ve bu aşamada hatalar oluşuyor.
• Bayi grubuna, bölgeye ya da miktara göre değişen fiyat ve iskontoları temsilciler hesaplıyor.
• Kredi limitini aşan bayilerin siparişleri ancak sevkiyattan sonra fark ediliyor.
• Bayiler bakiye, ekstre ve sipariş durumu için sürekli satış ekibini arıyor.
• Kampanyaları bayilere duyurmak ve kurallarını doğru uygulamak zor oluyor.
• Mesai dışında ya da hafta sonu sipariş vermek isteyen bayileri karşılayamıyorsunuz.

Nasıl yapıyoruz? Kurallardan arayüze

Süreç özetini yukarıda paylaştık; burada her aşamada hangi soruları sorduğumuzu ve hangi kontrolleri kurduğumuzu anlatıyoruz. Bir bayi portalı projesinde ekranlar en son tasarlanır; önce ticari mantık yazıya dökülür.

1. Fiyat mantığını tek bir kaynağa bağlamakFiyat listesi ERP’de mi tutuluyor, Excel’de mi, temsilcinin kafasında mı? İskonto bayi grubuna mı, ürün grubuna mı, miktara mı bağlı; birden fazlası birleşiyorsa hangi sırayla uygulanıyor? Döviz bazlı ürünlerde kur hangi anda sabitleniyor? Bu soruların cevabı netleşmeden yazılan her satır kod, ileride yeniden yazılır.
2. Limit ve onay kurallarını tanımlamakKredi limiti aşıldığında sipariş tamamen mi engellenecek, yoksa onaya mı düşecek? Onayı kim, hangi süre içinde verecek? Vadesi geçmiş borcu olan bayi sipariş verebilecek mi? Bu kuralları senaryolarla birlikte yazılı hale getiririz.
3. Kod ve veri eşlemesiPortal ile ERP arasında ürün kodları, birimler (adet, koli, palet), cari kodları ve depo bilgileri birebir eşlenir. Koli içi adet gibi küçük görünen ayrıntılar, sipariş miktarı hatalarının en yaygın kaynağıdır.
4. Dayanıklı entegrasyonERP her zaman ulaşılabilir olmayabilir. Siparişleri bir kuyruğa alan, bağlantı koptuğunda tekrar deneyen ve aktarılamayan kayıtları yöneticiye bildiren bir yapı kurarız; böylece hiçbir sipariş sessizce kaybolmaz.
5. Bayinin gerçek kullanımına göre arayüzBayilerin çoğu ürün kodunu ezbere bilir ve hızlı sipariş ister; bir kısmı ise telefondan, depo arasında sipariş verir. Kodla hızlı ekleme, son siparişi tekrarlama ve Excel’den toplu yükleme bu yüzden temel özelliklerdir. Ekranları UI/UX tasarım yaklaşımıyla, pilot bayilerin geri bildirimine göre sadeleştiririz.

ERP entegrasyonu: neyin, hangi yönde, ne sıklıkla?

Bayi portalının güvenilirliği, ERP ile yaptığı veri alışverişinin doğru tasarlanmasına bağlıdır. Her veri türü için “ana kaynak hangisi?” sorusunu cevaplamak gerekir. Genel kural olarak cari, stok ve fiyatın ana kaynağı ERP’dir; portal bu bilgileri gösterir. Siparişin ve online tahsilatın ana kaynağı ise portaldır; bunlar ERP’ye aktarılır. Faturalar çoğu durumda ERP veya muhasebe yazılımında kesilmeye devam eder; mevcut e-Fatura süreciniz değişmez, portal yalnızca fatura bilgisini bayiye gösterir.

Türkiye’de yaygın kullanılan ERP ve muhasebe yazılımlarının her birinin, hatta aynı yazılımın farklı sürümlerinin dışarıya açtığı imkânlar farklıdır. Bazılarında doğrudan API vardır, bazılarında ara bir servis ya da veritabanı düzeyinde kontrollü bağlantı gerekir. Bu yüzden analizin ilk haftasında kullandığınız sürümün imkânlarını sizin yazılım sağlayıcınızla birlikte kontrol ederiz. Faturalama tarafındaki otomasyonu e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu rehberimizde ayrıntılı ele aldık.

Kampanya ve tahsilat: kuralları portala taşımak

Kampanyalar, bayi portallarında en çok hata çıkan alanlardan biridir; çünkü kurallar genellikle bir duyuru metninde yaşar ve yorumla uygulanır. “Belirli bir ürün grubundan yeterli miktarda alana ek iskonto” gibi bir kural; hangi ürünlerin gruba dahil olduğu, miktarın sipariş bazında mı dönem bazında mı hesaplandığı ve başka iskontolarla birleşip birleşmediği netleşmeden portala girerse, bayi ile satış ekibi arasında tartışma konusu olur. Bu yüzden her kampanyayı başlangıç ve bitiş tarihi, hedef bayi grubu ve birleşme kuralıyla birlikte yapılandırılabilir bir kayıt olarak tasarlarız.

Online tahsilat tarafında ise bayi, cari borcunu ya da belirli bir siparişi sanal POS üzerinden kartla ödeyebilir. Ödeme onaylandığında tahsilat kaydı ERP’ye aktarılır ve bayinin bakiyesi güncellenir. Ödemenin hangi faturaya ya da vadeye mahsup edileceği gibi muhasebe kararlarını ise mali müşavirinizle birlikte netleştiririz.

Seçenekler: hazır B2B yazılımı ya da özel portal

Ticari kurallarınız standartsa hazır bir çözüm mantıklı olabilir; bunu analizde açıkça söyleriz. Karmaşık fiyatlandırma, özel onay akışları ya da portalın CRM ve WhatsApp bildirimleri gibi sistemlerle birlikte çalışması gerekiyorsa özel geliştirme öne çıkar. Konuyu daha geniş ele aldığımız B2B bayi portalı rehberi karar sürecine yardımcı olabilir.

Bayileri portala taşımak

Teknik olarak kusursuz bir portal, bayiler kullanmadığında değer üretmez. Yıllardır telefonla sipariş veren bir bayiyi ekrana taşımak bir alışkanlık değişikliğidir ve plan ister. Önce satış ekibiyle ilişkisi iyi, farklı büyüklükte birkaç pilot bayi seçeriz. Geçiş döneminde temsilciler bayi adına portaldan sipariş girer; böylece telefon siparişi de portal verisine dönüşür ve bayi kendi geçmişini portalda görmeye başlar. Ardından bölge ya da bayi grubu bazında kademeli açılış yapılır.

Portala özel kampanyalar, sipariş geçmişinin kolay tekrarlanabilmesi ve mesai dışında sipariş imkânı, bayinin portalı tercih etmesi için somut nedenlerdir. Bayilerin önemli bir kısmı telefondan erişeceği için mobil deneyimi masaüstü kadar önemseriz; ayrı bir uygulama mı yoksa mobil uyumlu bir web arayüzü mü gerektiğini mobil uygulama mı, PWA mı yazımızdaki ölçütlerle değerlendiririz.

Maliyeti ve süreyi ne belirler?

• Ticari kuralların karmaşıklığı: Tek fiyat listesi ile bayi, grup, bölge ve miktar kademelerinin birleştiği bir yapı aynı emeği gerektirmez.
• ERP’nin entegrasyon imkânları: Hazır bir API ile ara servis gerektiren bir yapı arasında süre farkı büyüktür.
• Ürün ve bayi sayısı: Katalog büyüklüğü arama, filtreleme ve senkron tasarımını etkiler.
• Ek modüller: Online tahsilat, kampanya motoru, temsilci paneli, doküman paylaşımı ve çok dilli ya da çok para birimli yapı.
• Veri temizliği: Ürün kartları ve cari kayıtların durumu, aktarım ve test süresini doğrudan belirler.

Kabaca bir bütçe aralığı için proje maliyet hesaplayıcısını, hazır kapsamlar için paketler sayfamızı inceleyebilirsiniz. Kesin teklif, ticari kurallar ve ERP imkânları netleştikten sonra hazırlanır.

Başarıyı nasıl ölçeriz?

• Portal payı: Toplam bayi siparişlerinin ne kadarının portaldan geldiği ve bu payın aylar içindeki seyri.
• Aktif bayi oranı: Belirli bir dönemde portaldan en az bir sipariş veren bayilerin oranı.
• Sipariş hataları: Yanlış ürün, yanlış fiyat ya da miktar nedeniyle düzeltilen veya iade edilen siparişler.
• Entegrasyon sağlığı: ERP’ye aktarılamayan ya da elle müdahale gerektiren kayıtların sayısı.
• Satış ekibinin zamanı: Sipariş yazmaya ve durum sorularına harcanan sürenin azalması.

Sık yapılan hatalar

B2B bayi portalı kapsamı içeren bir çalışmamızı Çatı Aksesuarları referans sayfasında inceleyebilirsiniz. Portalı sipariş bildirimleri için WhatsApp’a, bayi soruları için bir yapay zekâ asistanına bağlamak gibi adımları ise ilk sürümden sonra, gerçek kullanım verisine bakarak planlarız.