Danışmanım Var: samimi bir marka için web sitesi, tasarım ve e-posta

Proje hakkında

Danışmanım Var, vize danışmanlığı alanında hizmet veren bir işletme. Markanın adı bile bir mesaj taşıyor: Yalnız değilsiniz, yanınızda bir danışman var. Vize süreci pek çok kişi için karmaşık ve stresli olduğundan, bu yaklaşımın dijitalde de karşılık bulması, yani sitenin ilk bakışta ulaşılabilir ve anlaşılır hissettirmesi gerekiyordu.

Avri'nin bu projedeki kapsamı; web sitesi, web sitesinin ve dijital görünümün tasarımı ile kurumsal e-posta altyapısının kurulmasıydı. Bu üç parçayı, markanın samimi ve yardımsever tonunu her temas noktasında koruyacak şekilde birlikte ele aldık.

İhtiyaç

Vize danışmanlığı sitelerinin çoğu, resmî ve mesafeli bir dille hazırlanır; uzun metinler, yoğun bilgi blokları ve gizli kalmış iletişim bilgileri sık görülür. Bu yaklaşım, zaten kaygılı olan bir kullanıcıyı daha da yorabilir. Kişi, sorusunu kime ve nasıl soracağını bulamadığında başka bir firmaya yönelebilir.

Bu tür işletmelerin dijital temelinde sık karşılaştığımız ihtiyaçlar:

• Hizmetlerin sade, gündelik bir dille ve adım adım anlatılması,
• İletişime geçmenin her sayfadan kolay olması,
• Gelen taleplerin tek bir kişinin kutusunda kaybolmaması; ekipçe görülebilmesi,
• Marka adına uygun, sıcak ama profesyonel bir görsel dil,
• Yazışmalarda alan adına bağlı, güven veren e-posta adresleri.

Özellikle e-posta tarafı çoğu zaman göz ardı edilir. Oysa bir danışmanlık firmasında e-posta, sözleşmelerin, evrak listelerinin ve önemli bilgilendirmelerin taşındığı ana kanaldır. Bu kanalın kuruma ait olması, düzenli çalışması ve gönderilen e-postaların doğru adrese ulaşması iş sürekliliği açısından kritiktir.

Yaklaşımımız

1. Ton ve içerik çerçevesiMarkanın “yanınızdayız” yaklaşımını sitenin diline nasıl taşıyacağımızı belirledik. Teknik terimleri sadeleştiren, kullanıcıya doğrudan hitap eden bir anlatım tercih ettik.
2. Görsel tasarımSıcak ama ciddiyetini koruyan bir renk paleti, okunaklı tipografi ve ferah sayfa düzeni üzerinde çalıştık. Kullanıcı deneyimi açısından, iletişim çağrılarının her sayfada görünür olmasına özen gösterdik.
3. Web sitesinin geliştirilmesiHizmetlerin, süreç adımlarının ve sık sorulan soruların yer aldığı, mobil uyumlu ve hızlı açılan bir site hazırladık.
4. Kurumsal e-postaAlan adına bağlı e-posta hesaplarını kurduk; kişisel adreslerin yanında, ekibin ortak takip edebileceği işlev bazlı adresleri planladık. Gönderilen e-postaların alıcıya güvenilir biçimde ulaşması için alan adı doğrulama kayıtlarını yapılandırdık ve hesapların ekip içinde nasıl kullanılacağını netleştirdik.
5. Yayın ve kontrolFormların doğru adrese ulaştığını, e-postaların sorunsuz gönderilip alındığını test ederek siteyi yayına aldık.

Tasarım sürecinde sık sık kullanıcının yerine geçip sayfaları onun gözüyle okumaya çalıştık. Vize danışmanlığı arayan biri siteye geldiğinde genellikle üç şey bilmek ister: Bu firma benim durumuma yardımcı olabilir mi, süreç nasıl işliyor ve kiminle, nasıl konuşabilirim? Sayfa düzenini bu üç soruya hızla yanıt verecek şekilde kurguladık. Uzun paragraflar yerine kısa bölümler, açıklayıcı ara başlıklar ve adım adım süreç anlatımları kullandık. Böylece içerik hem masaüstünde hem de telefonda rahatça taranabilir hâle geldi.

Neler teslim ettik?

• Markanın tonuna uygun görsel tasarım ve sayfa şablonları
• Mobil uyumlu, hızlı açılan web sitesi
• Hizmetleri ve süreci adım adım anlatan sayfa yapısı
• Her sayfadan erişilebilen iletişim çağrıları ve form
• Alan adına bağlı kurumsal e-posta hesapları
• Ekip içi ortak takip için işlev bazlı e-posta adresleri
• SPF, DKIM ve DMARC alan adı doğrulama kayıtları

Kullandığımız kanallar ve araçlar

Sitenizdeki metinlerin ne kadar kolay okunduğunu ölçmek için okunabilirlik testi, ekibiniz için tutarlı e-posta imzaları hazırlamak için e-posta imza oluşturucu aracımızı kullanabilirsiniz. Vize danışmanlığı alanındaki diğer projelerimiz sektör sayfamızda yer alıyor.

Sonraki adımlar

Kurulan yapı, markanın ihtiyaçları değiştikçe büyüyebilecek şekilde tasarlandı. Web sitesi ve e-posta altyapısı hazır olduğunda, bir sonraki soru genellikle “daha fazla kişiye nasıl ulaşırız?” olur. Bu noktada önerdiğimiz adımlar; sık sorulan soruların ve süreç anlatımlarının arama niyetine göre genişletildiği bir SEO çalışması, gelen taleplerin hızla yanıtlanması için WhatsApp Business API gibi bir mesajlaşma kanalının değerlendirilmesi ve form gönderimlerinin ölçümlenmesidir. Bakım tarafında ise içeriklerin güncel tutulması ve e-posta hesaplarının düzenli yönetimi, kurulan temelin değerini korur. Marka büyüdükçe görsel dilin sosyal medya ve basılı materyallere de tutarlı biçimde taşınması, markanın samimi tonunu her ortamda aynı hissettirecektir.