Yabancı Consulting: kurumsal e-posta, web sitesi ve tasarımla güven

Proje hakkında

Yabancı Consulting, vize danışmanlığı alanında hizmet veren bir işletme. Bu alanda iletişim çoğu zaman sınır ötesidir: Başvuru sahipleri, konsolosluklar, okullar ya da işverenlerle yürütülen yazışmalar, firmanın ne kadar profesyonel göründüğünü doğrudan etkiler. Bir danışmanlık firmasının e-posta adresi ve web sitesi, karşı tarafın ilk baktığı güven işaretleridir.

Avri olarak bu projede üç alanda çalıştık: kurumsal e-posta altyapısı, kurumsal web sitesi ve bu ikisini bir arada taşıyan tasarım. Amacımız, firmanın hem yazışmalarda hem de web'de tutarlı, düzenli ve güvenilir bir izlenim bırakmasını sağlayacak dijital temeli kurmaktı. Reklam ya da SEO gibi büyüme çalışmaları bu projenin kapsamında değildi; odak, sağlam bir başlangıç noktasıydı.

İhtiyaç

Vize danışmanlığı işletmelerinin önemli bir kısmı faaliyetine ücretsiz e-posta hesapları ve sosyal medya profilleriyle başlar. Bu, ilk aşamada pratik görünse de zamanla bazı sorunlar doğurur:

• Ücretsiz bir adresten gelen e-posta, özellikle resmî kurumlarla yazışmalarda profesyonel bir izlenim bırakmaz,
• Alan adı doğrulaması yapılmamış e-postalar alıcının spam klasörüne düşebilir,
• Çalışan değiştiğinde e-posta geçmişi kişisel hesapla birlikte gider,
• Web sitesi olmadığında ya da güncel olmadığında, firma hakkında araştırma yapan kişi doğrulayıcı bir kaynak bulamaz,
• Logo, renk ve yazı tiplerinin farklı yerlerde farklı kullanılması, markayı dağınık gösterir.

Farklı ülkelerden ve farklı dillerden kişilere hitap eden işletmelerde bu sorunlar daha da belirgindir. Ziyaretçi, firmayı tanımadığı bir dilde, tanımadığı bir ülkeden araştırıyorsa, açık ve düzenli bir web sitesi ile alan adına bağlı bir e-posta adresi güven duygusunun en somut göstergelerindendir.

Yaklaşımımız

1. Alan adı ve e-posta planıHangi kişiler ve hangi işlevler için e-posta adresi gerektiğini belirledik. Kişisel adreslerin yanında genel iletişim gibi ortak kullanılan adresleri de planladık.
2. E-posta altyapısının kurulumuKurumsal e-posta hizmetini alan adına bağladık. SPF, DKIM ve DMARC gibi alan adı doğrulama kayıtlarını yapılandırarak gönderilen e-postaların güvenilirliğini artırmayı hedefledik.
3. Tasarım diliWeb sitesi ve dijital yazışmalarda kullanılacak renk, tipografi ve görsel kullanım kurallarını belirledik. Sakin, net ve uluslararası bir kitleye hitap eden bir görünüm tercih ettik.
4. Web sitesinin geliştirilmesiHizmetleri, süreç adımlarını ve iletişim yollarını açıkça anlatan, mobil uyumlu bir kurumsal site hazırladık.
5. Yayın ve devirSite yayına alındıktan sonra e-posta hesaplarının kullanımı ve temel yönetim konularında bilgilendirme yaptık.

Bu üç alanı aynı projede ele almanın en büyük faydası tutarlılıktı. Web sitesinde görülen renkler, yazı tipleri ve anlatım dili, e-posta yazışmalarında da aynı biçimde karşılık buldu. Bir başvuru sahibi önce web sitesini inceleyip ardından firmadan bir e-posta aldığında, aynı kurumla konuştuğunu ilk bakışta anlayabilmeli. Küçük gibi görünen bu tutarlılık, özellikle firmayı ilk kez tanıyan ve henüz güven oluşturmamış kişiler için önemli bir işarettir. Web sitesinde de aynı mantıkla, ziyaretçinin “bu firma ne yapıyor, nasıl ulaşırım?” sorularına ilk ekranda yanıt bulmasını önceliklendirdik.

Neler teslim ettik?

• Alan adına bağlı kurumsal e-posta hesapları
• Ortak kullanım için genel iletişim adresi kurgusu
• SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının yapılandırılması
• Web sitesi ve yazışmalar için tutarlı tasarım dili
• Mobil uyumlu kurumsal web sitesi
• Hizmet ve süreç anlatımına odaklı sayfa yapısı
• İletişim formu ve iletişim kanallarına hızlı erişim
• E-posta hesaplarının kullanımı ve yönetimi için temel bilgilendirme

Kullandığımız kanallar ve araçlar

Bu proje, büyüme kanallarından çok dijital temele odaklandı. E-posta tarafında kurumsal bir e-posta hizmeti ve alan adı DNS ayarları; web tarafında mobil uyumlu bir kurumsal site altyapısı; tasarım tarafında ise web ve yazışmalarda ortak kullanılacak görsel kurallar üzerinde çalıştık. Site, ileride eklenebilecek dil seçenekleri ve yeni hizmet sayfaları için genişlemeye uygun biçimde kurgulandı.

Kendi kurumsal e-posta imzanızı hazırlamak için e-posta imza oluşturucu aracımızı, mevcut sitenizin temel durumunu görmek için SEO analizi aracımızı kullanabilirsiniz. Kurumsal görünümünüzü bütüncül ele almak isterseniz kurumsal kimlik tasarımı hizmetimize de göz atabilirsiniz. Sektördeki diğer çalışmalarımız vize danışmanlığı sayfamızda.

Sonraki adımlar

Sağlam bir dijital temel kurulduktan sonra sıradaki doğal adım, görünürlüğü artırmaktır. Bu tür projelerde önerdiğimiz sonraki adımlar; hizmet sayfalarının arama niyetine göre zenginleştirilmesi için bir SEO çalışması, hedef kitlenin konuştuğu dillerde sayfalar eklenmesi ve web sitesi ziyaretlerinin ölçümlenmesidir. E-posta tarafında ise alan adı doğrulama kayıtlarının periyodik olarak kontrol edilmesi ve ayrılan çalışanların hesaplarının düzenli biçimde devredilmesi, altyapının uzun vadede sağlıklı kalmasını sağlar.