Ayel Marine: teklif ve müşteri takibini tek panelde toplayan özel CRM

Proje hakkında

Ayel Marine, denizcilik sektöründe faaliyet gösteren bir firma. Denizcilikte satış çoğu zaman tek seferlik bir alışveriş değil; gemi sahipleri, işletmeciler ve acentelerle uzun soluklu, tekrar eden bir ilişki. Bir talebin gelmesi, fiyatlandırılması, teklife dönüşmesi ve takip edilmesi farklı kişilerin elinden geçiyor ve her adımda bilginin kaybolmaması gerekiyor.

Avri olarak bu projede üstlendiğimiz iş net: Ayel Marine için özel bir CRM yazılımı geliştirdik. Hazır bir paketi uyarlamak yerine, ekibin günlük iş akışını merkeze alan, talepten teklife uzanan süreci tek panelde toplayan bir sistem kurguladık. Bu sayfada projenin mantığını, izlediğimiz adımları ve teslim ettiğimiz yapıyı anlatıyoruz.

İhtiyaç

Denizcilik tedarik ve hizmet firmalarında teklif süreçleri çoğu zaman e-posta kutularına, tablolara ve kişisel notlara dağılır. Bir geminin limana yaklaşmasıyla birlikte talepler hızlı gelir; kısa sürede doğru fiyatla yanıt vermek, rekabette belirleyici olur. Bilgi farklı yerlerde durduğunda hangi teklifin hangi aşamada olduğunu görmek zorlaşır.

Sektörde sık karşılaşılan diğer zorluklar şunlar:

• Aynı müşteriden gelen eski talepleri ve verilen fiyatları hızlıca bulamamak,
• Teklifin gönderildikten sonra takip edilmemesi ve sessizce kaybolması,
• Ekip değiştiğinde ya da biri izne çıktığında müşteri geçmişinin o kişiyle birlikte gitmesi,
• Yöneticinin genel durumu görmek için her seferinde ayrı ayrı rapor istemek zorunda kalması.

Hazır CRM yazılımları genel satış senaryoları için tasarlandığından, denizciliğe özgü kavramları (gemi, liman, acente gibi) çoğu zaman zorlama alanlarla taşımak gerekir. Bu da kullanım isteğini düşürür. Özel bir CRM, işi ekibin konuştuğu dille modelleyebildiği için bu noktada öne çıkar.

Yaklaşımımız

1. Keşif ve süreç haritasıTalebin nasıl geldiğini, kimin fiyatlandırdığını, teklifin nasıl onaylandığını ve sonrasında nasıl takip edildiğini ekiple birlikte adım adım çıkardık. Amaç, yazılımı mevcut alışkanlıklara değil, olması gereken akışa göre kurmaktı.
2. Veri modeli ve kurguMüşteri, talep, teklif ve ilgili kayıtların birbiriyle nasıl ilişkileneceğini tasarladık. Her teklifin bir müşteriye ve bir talebe bağlı olması, geçmişe dönük aramayı kolaylaştıran temel karar oldu.
3. Arayüz tasarımıEkranları, ekibin en sık yaptığı işleri en az tıklamayla yapacağı şekilde kullanıcı deneyimi odağında tasarladık: yeni talep girmek, teklif oluşturmak, durum güncellemek.
4. Geliştirme ve devreye almaModülleri aşamalı geliştirip ekibin gerçek iş üzerinde denemesine açtık. Geri bildirimlere göre alanları ve akışları sadeleştirdik.
5. Destek ve iyileştirmeKullanım başladıktan sonra ortaya çıkan ihtiyaçları not edip iyileştirme listesine aldık.

Bu süreçte en çok dikkat ettiğimiz konu, sistemin ekibe ek iş yükü gibi görünmemesiydi. Bir CRM'in başarısı, ne kadar özellik barındırdığından çok, ekibin onu her gün gerçekten kullanıp kullanmadığıyla ölçülür. Bu yüzden zorunlu alanları asgaride tuttuk, sık kullanılan bilgileri öne çıkardık ve aynı veriyi iki kez girmeyi gerektiren adımları ortadan kaldırmaya çalıştık. Böylece kayıt tutmak, işin doğal bir parçası hâline gelebildi.

Neler teslim ettik?

• Firmalar ve yetkili kişiler için müşteri kartları, iletişim geçmişiyle birlikte
• Gelen talepleri kaydeden ve durumunu izleyen talep modülü
• Talebe bağlı teklif oluşturma ve teklif geçmişi
• Teklif aşamalarını gösteren takip ekranı
• Kullanıcı rolleri ve yetkilendirme
• Arama ve filtreleme ile geçmiş kayıtlara hızlı erişim
• Yönetim için özet raporlar

Kullandığımız kanallar ve araçlar

Proje bir yazılım geliştirme işi olduğu için odak, tarayıcı üzerinden çalışan web tabanlı bir panel oldu. Sistem ekibin ofiste ya da sahada farklı cihazlardan erişebileceği şekilde kurgulandı. Kurgu aşamasında süreç haritaları ve ekran taslaklarıyla çalıştık; geliştirme sonrasında kullanıcı geri bildirimlerini düzenli olarak topladık.

Kendi projenizin kapsamını kabaca görmek isterseniz proje maliyet hesaplayıcımızı kullanabilirsiniz. Denizcilik alanındaki diğer çalışmalarımıza denizcilik sektör sayfamızdan ulaşabilirsiniz.

Sonraki adımlar

Özel bir CRM, yayına alındığı gün bitmiş bir ürün değildir. Kullanım arttıkça yeni ihtiyaçlar ortaya çıkar. Bu tür sistemlerde önerdiğimiz sonraki adımlar; düzenli bakım ve yedekleme, kullanım verisine göre ekranların sadeleştirilmesi ve ihtiyaç doğarsa muhasebe ya da e-posta gibi sistemlerle entegrasyonlardır. Ölçüm tarafında ise teklif süreleri ve dönüş oranları gibi göstergeleri düzenli izlemek, sistemin işe katkısını görünür kılar.

Benzer bir ihtiyacınız varsa önce mevcut sürecinizi kâğıda dökmenizi öneriyoruz: talepler nereden geliyor, kim yanıtlıyor, teklif nerede saklanıyor? Bu soruların yanıtları, size uygun CRM kurgusunun da ilk taslağıdır. Gerisini birlikte netleştirebiliriz.